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Política de Tratamiento de Datos Personales

1.     DATOS GENERALES DE BESPOKE COLOMBIA S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

Nombre: Bespoke Colombia S.A.S.

NIT: 806.015.606-2

Dirección: Carrera 7 Calle Segunda de Badillo #36-125 Cartagena de Indias.

Correo electrónico: [email protected]

Teléfono: 660-1344

2.    GENERALIDADES.

Para BESPOKE COLOMBIA S.A.S. es importante garantizar que el tratamiento de los datos personales que le son suministrados, o que recoge de sus clientes, proveedores y colaboradores, a través de los diversos canales de comercialización de nuestros productos y servicios (tales como sitio web, correo electrónico, llamadas telefónicas, canales de distribución de terceros), se dé conforme a las normas aplicables, para los fines y propósitos establecidos, con la seguridad y confidencialidad adecuada. En todos los casos, la recolección de los datos se hará con autorización del titular y el tratamiento de sus datos estará sujeto a lo establecido en la ley y en las presentes políticas.

3.    MARCO NORMATIVO.

El tratamiento de los datos e información se dará dentro del marco normativo aplicable, ajustándose en todo momento a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012, en el decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones y normas que resulten aplicables.

4.    PRINCIPIOS GENERALES.

Con el fin de garantizar la obtención y recolección de datos personales, al igual que el uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de estos, estará siempre guiada por principios de legalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad, confidencialidad, principio de acceso y de circulación restringida.

5.    DEFINICIONES LEGALES.

De conformidad con la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, las siguientes definiciones regirán las políticas de tratamiento de la información personal:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Por encargado del tratamiento se tiene a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Por responsable del tratamiento se tiene a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Datos sensibles: Por datos sensibles se entienden aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

6.    AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

Los datos suministrados estarán sujetos a tratamiento autorizado, concedido de manera previa, expresa e informada por el titular de los mismos. BESPOKE COLOMBIA S.A.S. solicitará al titular de los datos e información su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad y uso que le dará a los datos e información recolectada.

La visita, el ingreso o el uso que se haga de los diversos canales de comercialización de nuestros productos y servicios (tales como sitio web, correo electrónico, llamadas telefónicas, canales de distribución de terceros página web, constituye en sí mismo autorización previa, expresa e informada del almacenamiento, recolección y tratamiento de la información que se suministre, de conformidad con la presente política de tratamiento de datos.

La recolección de datos se limitará en todos los casos a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad perseguida.

La autorización podrá darse a través de medios técnicos que faciliten al titular su autorización automatizada, cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, sin que el silencio pueda asimilarse a una conducta inequívoca, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7º del decreto 1377 de 2013.

7.    TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

La información recolectada es utilizada para confirmar, cumplir y proveer los servicios adquiridos, directamente y/o con la participación de terceros proveedores de servicios, así como para promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, realizar transacciones, efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o internacionales, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias y/o compañías aseguradoras, para fines administrativos internos y/o comerciales tales como, investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, y ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios propios de nuestros programas de lealtad.

Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento, nuestros clientes, colaboradores, proveedores y huéspedes en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan que BESPOKE COLOMBIA S.A.S. realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios adquiridos, tales como, realización de reservas, modificaciones, cancelaciones y cambios de la misma, reembolsos, atención de consultas, quejas y reclamos, pago de compensaciones e indemnizaciones, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas y/o para el funcionamiento de los programas de lealtad y demás finalidades indicadas en este documento.

Lo anterior, sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en este documento y en los términos y condiciones de cada uno de los servicios que ofrecemos.

Advertimos que en estas actividades pueden estar involucrados terceros proveedores (tales como proveedores de sistemas de reservas, agencias de viajes, call centers, entidades bancarias, aseguradoras.

7.1.       Datos recolectados.

La recolección de datos para el desarrollo del Tratamiento y fines por éste perseguidos, recaerá sobre los datos personales que se reciban y almacenen con ocasión o en desarrollo de las diferentes relaciones con nuestros clientes, proveedores y colaboradores, y comprenderá toda la información que se suministre o proporcione a través de los diversos canales de comercialización de nuestros productos y servicios (tales como sitio web, correo electrónico, llamadas telefónicas, canales de distribución de terceros).

Sin perjuicio de que en algunos casos se trate de datos públicos, la información recogida y objeto de tratamiento será la siguiente:

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de identificación.
• Nacionalidad y país de residencia.
• Fecha de nacimiento y género.
• Estado civil y/o parentesco en relación con personas menores de edad o discapacitados solicitantes de nuestros servicios.
• Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal y/o laboral).
• Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
• Profesión u oficio
• Compañía en la que labora.
• Procedencia y destino
• Motivo de su viaje
• Información de tarjeta(s) de crédito (número, entidad bancaria, fecha de vencimiento).
• Datos personales del tarjetahabiente (nombres y apellidos, tipo y número de identificación).
• Información del domicilio donde el tarjetahabiente recibe sus extractos bancarios.

7.2.       Tratamiento al que serán sometidos los datos y finalidad del mismo.

Los datos y la información obtenidos serán utilizados por BESPOKE COLOMBIA S.A.S. para el desarrollo normal de sus actividades y relaciones comerciales únicamente con la finalidad establecida en las presentes políticas de tratamiento de la información, para mantener una comunicación directa y efectiva con sus clientes, proveedores y colaboradores, que permita ejecutar y desarrollar las relaciones comerciales y vínculos jurídicos existentes.

7.3.       Datos sensibles y datos correspondientes a niños y adolescentes.

BESPOKE COLOMBIA S.A.S. velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.

El Tratamiento de imágenes de niños, niñas y/o adolescentes deberá observar las siguientes reglas:

• Contar con la autorización de los padres o representantes legales de los menores y con la aquiescencia de estos, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
• Informar a los padres o representantes legales acerca de la finalidad y el Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales de los menores, así como los derechos que les asisten.
• Limitar la recolección y demás Tratamiento de las imágenes, de acuerdo con lo que resulte proporcional y adecuado en consideración a la finalidad previamente informada.
• Garantizar la seguridad y reserva de los datos personales de los menores.
• Restringir el acceso y la circulación de las imágenes, conforme a lo establecido en la ley.

7.4.       Seguridad en instalaciones (videos y datos biométricos)

La finalidad es determinar de manera cierta la identidad de las personas que ingresan a las instalaciones de los establecimientos comerciales de  BESPOKE COLOMBIA S.A.S., por razones de seguridad de las diferentes personas, proveedores y empleados que ingresan a los establecimientos comerciales de  BESPOKE COLOMBIA S.A.S.

En la puerta de acceso se informará a las personas que ingresan a los establecimientos comerciales de  BESPOKE COLOMBIA S.A.S., ya sea por la puerta principal o por el garaje colocando en un punto visible la leyenda “Para efectos de seguridad las actividades que se desarrollen en las áreas comunes dentro del establecimiento, usted está siendo grabado y monitoreado por un circuito cerrado de televisión. De conformidad con la normatividad vigente de Habeas Data, usted autoriza a BESPOKE COLOMBIA S.A.S. mediante el ingreso al establecimiento a almacenar los datos que se recolecten. Nuestra política de tratamientos de datos esta publicada en la página web www.bespokecolombia.com”.”

7.5.       Deberes del responsable del tratamiento de la información.

Sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley, decretos o demás normas aplicables, BESPOKE COLOMBIA S.A.S. como responsable de la información se obliga a:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho del habeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asistan por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Otros deberes de los responsables del tratamiento según la ley 1581 de 2012. Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes.
6. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en términos de la ley 1581 de 2012.
7. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados.
8. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.
9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.
10. Otros deberes de los encargados del tratamiento según la ley 1581 de 2012.

8.    DERECHOS Y FACULTADES DEL TITULAR.

8.1.       Derechos del titular.

Una vez otorgada la autorización por parte del Titular para el tratamiento correspondiente, éste tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BESPOKE COLOMBIA S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a BESPOKE COLOMBIA S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
3. Ser informado por BESPOKE COLOMBIA S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrió en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
6. Solicitar, en todo momento a BESPOKE COLOMBIA S.A.S., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

En caso de solicitudes cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable y/o encargado, podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

8.2.       Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular.

Las siguientes personas están también legitimadas para ejercer los derechos que le asisten al titular de la información:

1. El titular mismo, que deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los medios que ponga a su disposición el responsable;
2. Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
3. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;
4. Por estipulación a favor de otro o para otro;
5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, previa acreditación de la facultad de representación.

8.3.       Área responsable de la atención y acompañamiento del titular.

La atención y respuesta a consultas, peticiones y reclamos de los Titulares con respecto a cualquier aspecto del tratamiento, estará a cargo de la Gerencia. El Titular de la información que desee conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado del uso que se le ha dado a sus datos personales; revocar la autorización y/o solicitar la supresión del (los) dato(s) y/o acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, deberá solicitarlo por escrito directamente al correo electrónico [email protected] o remitir la comunicación a la Carrera 7 Calle Segunda de Badillo #36-125 de Cartagena de Indias. En uno u otro caso, deberá indicarse:

1. nombre completo;
2. documento de identidad;
3. dirección física y correo electrónico;
4. número de teléfono de contacto;
5. Breve relación de la información y datos a los que se refiere indicando expresamente el alcance y contenido de la solicitud; y,
6. acompañar los documentos que considere soportan su petición.

8.4.       Procedimiento para ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar o suprimir información y revocar autorización.

Los procedimientos de acceso, actualización, supresión y rectificación de datos personales, y de revocatoria de la autorización, podrán adelantarse mediante consultas o reclamos, dirigidos al correo [email protected] o remitir la comunicación a la Carrera 7 Calle Segunda de Badillo #36-125 de Cartagena de Indias, según el objeto que persigan, estableciendo como mínimo, la legitimación que se tiene para realizar la solicitud y exponiendo de manera clara y concreta, lo que se pretende.

Todas las peticiones, sugerencias y recomendaciones relacionadas con el tratamiento de información deberán remitirse al correo electrónico [email protected] y se les dará respuesta a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

El titular de la información o la persona legitimada, deberá acompañar a su escrito la prueba de la calidad en la que actúa, y deberá suministrar los datos y documentos que hagan falta para dar cuenta de su identidad y de su calidad.

En el correo electrónico o en la comunicación deberá especificarse el motivo u objeto de la comunicación, y para ello bastará con que en el texto se indique que se está ejerciendo el derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización concedida.

8.5.       Procedimiento para la corrección, actualización o supresión de datos y para la presentación de quejas y reclamos.

Quien esté legitimado por la ley, y considere que la información contenida debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o cuando considere que el tratamiento dado a los datos personales infringe normas legales, podrá presentar, en concordancia con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, reclamos al correo [email protected] o remitir la comunicación a la Carrera 7 Calle Segunda de Badillo #36-125 de Cartagena de Indias.

Las quejas y reclamos serán tramitados bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado del mismo a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.6.       Consulta y acceso a la información.

Las consultas de datos personales se atenderán mediante solicitud escrita a través del correo electrónico [email protected].

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

9.    SEGURIDAD.

9.1.       Seguridad en el manejo de la información.

Los datos recolectados serán tratados siempre dentro de un marco de confidencialidad por lo que no serán facilitados, cedidos o entregados a personas distintas o ajenas a los responsables o encargados del tratamiento.

9.2.       Transferencia y transmisión de datos.

En el evento en que se suscriba un contrato con una tercera persona profesional y con experiencia en el manejo y uso de bases de datos, el responsable suscribirá el contrato de transmisión de datos personales al que se refiere el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.

10.  DIFUSIÓN Y VIGENCIA.

10.1.     Medios de difusión de las políticas de tratamiento de la información y del aviso de privacidad.

El presente documento, mediante el cual se establecen las políticas de tratamiento de la información sobre datos personales recolectados estará publicado de manera permanente en nuestra página web www.bespokecolombia.com

Al momento de solicitar la autorización expresa del Titular para el tratamiento de datos, se le indicará las finalidades específicas para las cuales se obtiene el consentimiento y se le dará a conocer la Política de Tratamiento y los derechos que le asisten como Titular.

En el evento en que BESPOKE COLOMBIA S.A.S. no pueda poner a disposición del titular de los datos e información la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

10.2.    Entrada en vigencia de las políticas de tratamiento de la información.

La recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación de datos personales, en desarrollo de las consideraciones aquí establecidas, se realizará y mantendrá mientras se mantengan vigentes las necesidades y finalidades establecidas y propuesta por el Tratamiento, por el tiempo que sea razonable y necesario. Los datos y la información se mantendrán siempre que ello sea necesario para el cumplimiento, ejecución y desarrollo de obligaciones legales o contractuales. En caso de que el fin no pueda ser alcanzado mediante el Tratamiento dado a los datos personales, serán estos suprimidos de forma permanente de la base de datos.

El presente documento entra en vigencia a partir del cinco (05) de noviembre de 2016.

10.3.    Procedimiento para los eventos de modificación de las políticas.

En el evento en que se realicen modificaciones a las políticas de tratamiento de datos personales acá consagradas, se notificarán y comunicarán a través de nuestra página web, con anterioridad a la entrada en vigencia de las mismas.

10.4.     Responsable de la información.

BESPOKE COLOMBIA S.A.S., con NIT: 806.015.606-2 tiene la calidad de responsable y encargado del tratamiento de datos personales.

Cualquier comunicación podrá dirigirse a la Carrera 7 Calle Segunda de Badillo #36-125 de Cartagena de Indias o al correo electrónico [email protected].